Home Code van zakelijk gedrag en ethiek

Code van zakelijk gedrag en ethiek

1. INLEIDING

Deze Code voor zakelijk gedrag en ethiek helpt bij het waarborgen van de naleving van wettelijke vereisten en normen voor zakelijk gedrag van Fiery LLC (“Fiery”). Van alle functionarissen, werknemers, agenten, contractanten en consultants (hierna gezamenlijk aangeduid als “Serviceproviders”) van Fiery en haar dochterondernemingen (hierna gezamenlijk aangeduid als het “Bedrijf”) wordt verwacht dat zij deze Code van zakelijk gedrag en ethiek lezen en begrijpen, deze normen in de dagelijkse activiteiten naleven en voldoen aan alle toepasselijke beleidsregels en procedures. Van alle werknemers wordt verwacht dat zij ervoor zorgen dat alle agenten en contractanten op de hoogte zijn van deze normen en deze begrijpen en zich eraan houden.

Omdat de principes die worden beschreven in deze Code voor zakelijk gedrag en ethiek van algemene aard zijn, moet u ook alle toepasselijke beleidsregels en procedures van het bedrijf doorlezen voor meer specifieke instructies, en contact opnemen met de afdeling Personeelszaken of de juridische afdeling als u vragen heeft.

Niets in deze Code voor zakelijk gedrag en ethiek, in beleid en procedures van het bedrijf of in andere gerelateerde communicaties (mondeling of schriftelijk), creëert of impliceert een arbeidsovereenkomst of arbeidsvoorwaarden.

We zijn vastbesloten om ons beleid en onze procedures voortdurend te herzien en bij te werken.
Daarom is deze Code voor zakelijk gedrag en ethiek onder voorbehoud van wijzigingen. Deze Code voor zakelijk gedrag en ethiek vervangt alle andere dergelijke codes, beleidsregels, procedures, instructies, praktijken, regels of geschreven of verbale uitingen voor zover deze inconsistent zijn.

2. COMPLIANCE IS EEN ZAAK VAN IEDEREEN

Ethische bedrijfsvoering is van cruciaal belang voor ons bedrijf. Als serviceprovider is het uw verantwoordelijkheid om deze praktijken te respecteren en zich eraan te houden. Veel van deze praktijken geven wettelijke of reglementaire vereisten weer. Overtredingen van deze wetten en voorschriften kunnen ernstige aansprakelijkheid voor u, het bedrijf, zijn directeuren, functionarissen en andere werknemers tot gevolg hebben.

Onderdeel van uw taak en ethische verantwoordelijkheid is om deze Code voor zakelijk gedrag en ethiek te helpen handhaven. U moet alert zijn op mogelijke schendingen en deze melden bij de afdeling Personeelszaken of de Juridische afdeling. U moet meewerken aan elk intern of extern onderzoek naar mogelijke overtredingen. Represaille, bedreigingen, wraak of vergelding tegen degene die te goeder trouw een overtreding of vermeende overtreding van de wet, deze Code voor zakelijk gedrag en ethiek of ander bedrijfsbeleid heeft gerapporteerd, of tegen degene die assisteert bij een onderzoek of proces met betrekking tot een dergelijke overtreding, is verboden.

Overtredingen van de wet, deze Code voor zakelijk gedrag en ethiek of ander bedrijfsbeleid of procedures moeten worden gemeld aan de afdeling Personeelszaken of de juridische afdeling.

Overtredingen van de wet, deze Code voor zakelijk gedrag en ethiek of andere beleidsregels of procedures van het bedrijf door serviceproviders kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen, uiteindelijk eventueel leidend tot ontslag.
Gebruik de volgende test om te bepalen of een bepaalde handeling wenselijk is. Stel je voor dat de woorden die je gebruikt of de handeling die je uitvoert volledig in de media worden gepubliceerd met alle details, inclusief je foto. Als u zich niet op uw gemak voelt met het idee dat deze informatie openbaar wordt gemaakt, moet u misschien opnieuw nadenken over uw woorden of uw manier van handelen.
Als u niet zeker weet of een evenement of handeling juist is, verzoeken wij u in alle gevallen om hulp bij het interpreteren van de vereisten van deze praktijken te zoeken door contact op te nemen met de vicepresident Human Resources of de Generale Counsel.

3. UW VERANTWOORDELIJKHEDEN VOOR HET BEDRIJF

3.1 Algemene gedragsnormen

Het bedrijf verwacht van alle serviceproviders dat zij hun gezond verstand gebruiken om de veiligheid en het welzijn van de serviceproviders te waarborgen en om een coöperatieve, efficiënte, positieve, harmonieuze en productieve werkomgeving en bedrijfsorganisatie in stand te houden. Deze normen zijn van toepassing tijdens het werken in onze gebouwen, op externe locaties waar onze zaken worden gedaan, op door het bedrijf gesponsorde zakelijke en sociale evenementen of op elke andere plaats waar u een vertegenwoordiger van het bedrijf bent. Serviceproviders die zich schuldig maken aan wangedrag of waarvan de prestaties niet bevredigend zijn, kunnen worden onderworpen aan corrigerende maatregelen, uiteindelijk eventueel leidend tot ontslag. U moet ons werknemershandboek raadplegen voor meer gedetailleerde informatie.

3.2 Toepasselijke wetten

Alle serviceproviders moeten voldoen aan alle toepasselijke wetten, voorschriften, regels en regelgevende orders. Serviceproviders die zich buiten de Verenigde Staten bevinden moeten zich naast toepasselijke lokale wetgeving ook houden aan wetten, voorschriften, regels en regelgevende orders van de Verenigde Staten, inclusief de Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) en de Amerikaanse Export Control Act. Elke serviceprovider moet adequate kennis hebben van de vereisten met betrekking tot zijn of haar taken, voldoende om hem in staat te stellen mogelijke gevaren te herkennen en te weten wanneer hij advies moet inwinnen bij de juridische afdeling over specifieke beleid en procedures van het bedrijf.
Overtredingen van wetten, voorschriften, regels en orders kunnen de serviceprovider onderwerpen aan individuele strafrechtelijke of civielrechtelijke aansprakelijkheid, evenals aan straffen door het bedrijf. Dergelijke individuele schendingen kunnen ook het bedrijf onderwerpen aan civielrechtelijke of strafrechtelijke aansprakelijkheid of omzetverlies.

3.3 Belangenconflicten

Ieder van ons heeft een verantwoordelijkheid tegenover het bedrijf en elkaar. Hoewel deze plicht ons niet belet persoonlijke transacties en investeringen te doen, vereist dit wel dat we situaties vermijden waarin een belangenconflict kan optreden of lijkt te ontstaan. Het bedrijf is onderhevig aan controle door veel verschillende personen en organisaties. We moeten er altijd naar streven om zelfs de schijn van ongepastheid te voorkomen.

Wat is een belangenconflict? Er is sprake van een belangenconflict als de belangen of voordelen van één persoon of entiteit in strijd zijn met de belangen of voordelen van het bedrijf. Voorbeelden hiervan zijn:

(3.3.1) Werkgelegenheid / externe werkgelegenheid
Met het oog op uw werkgelegenheid bij het bedrijf, wordt van u verwacht dat u uw volledige aandacht besteedt aan de zakelijke belangen van het bedrijf. Het is voor u verboden om enige activiteit uit te voeren die uw prestaties of verantwoordelijkheden jegens het bedrijf verstoort of die op een andere manier in conflict is met of schadelijk is voor het bedrijf. Ons beleid verbiedt elke medewerker om gelijktijdig een baan te aanvaarden bij een leverancier, klant, ontwikkelaar of concurrent van het bedrijf, of om deel te nemen aan activiteiten die de positie van een concurrent verbeteren of ondersteunen. Bovendien moet u aan het bedrijf enige interesse bekendmaken die u heeft die mogelijk in strijd is met de activiteit van het bedrijf. Als u vragen heeft over deze vereiste, dient u contact op te nemen met uw leidinggevende of de afdeling Personeelszaken.

(3.3.2) Externe Directies
Het is een belangenconflict om als bestuurder van een bedrijf te dienen dat concurreert met het bedrijf. Hoewel u als bestuurder van een leverancier, klant, ontwikkelaar of andere zakenpartner van het bedrijf kunt dienen, vereist ons beleid dat u eerst goedkeuring van de General Counsel verkrijgt voordat u een bestuursmandaat accepteert. Elke vergoeding die u ontvangt, moet evenredig zijn aan uw verantwoordelijkheden. Een dergelijke goedkeuring kan afhankelijk worden gesteld van het voltooien van specifieke handelingen.

(3.3.3) Zakelijke Belangen
Als u overweegt te investeren in een klant, leverancier, ontwikkelaar of concurrent van het bedrijf, moet u er eerst voor zorgen dat deze investeringen uw verantwoordelijkheden tegenover het bedrijf niet schaden. Vele factoren moeten worden overwogen bij het bepalen of een conflict bestaat, inclusief de omvang en de aard van de investering; uw vermogen om de beslissingen van het bedrijf te beïnvloeden; uw toegang tot vertrouwelijke informatie van het bedrijf of van het andere bedrijf; en de aard van de relatie tussen het bedrijf en het andere bedrijf.

(3.3.4) Gerelateerde Partijen

Als algemene regel geldt dat u moet vermijden om bedrijfsactiviteiten uit te voeren met een familielid of belangrijk iemand, of met een bedrijf waarin een familielid of belangrijk iemand in een significante rol is betrokken. Verwanten zijn onder meer uw echtgenoot, zus, broer, dochter, zoon, moeder, vader, grootouders, tantes, ooms, neven en nichten, stiefverwanten en schoonouders. Belangrijke anderen zijn personen die in een echtelijk (inclusief hetzelfde geslacht) of familiale wijze met u samenwonen.

Als een dergelijke transactie met een verbonden partij onvermijdelijk is, moet u de aard van de transactie met de verbonden partij volledig bekendmaken aan de Financieel Bestuurder van het bedrijf, die dergelijke transacties met verbonden partijen zal beoordelen en, indien van toepassing, vooraf schriftelijk zal goedkeuren. Alle transacties met een verbonden partij moeten zodanig worden uitgevoerd dat aan deze onderneming geen voorkeursbehandeling wordt gegeven.

Het bedrijf ontmoedigt het dienstverband van familieleden en belangrijk iemand in posities of opdrachten binnen dezelfde afdeling en verbiedt het in dienst hebben van dergelijke personen op posities die een financiële afhankelijkheid of invloed hebben (bijvoorbeeld een audit- of controlerelatie of een supervisor / ondergeschikte relatie). Het doel van dit beleid is om de organisatorische beperking en conflicten te voorkomen die een waarschijnlijk resultaat zijn van het in dienst hebben van familieleden of belangrijk iemand, vooral in een supervisor / ondergeschikte relatie. Als een vraag ontstaat of een relatie onder dit beleid valt, is de afdeling Personeelszaken verantwoordelijk om te bepalen of de erkende relatie van een aanvrager of een verkrijger onder dit beleid valt. De afdeling Personeelszaken adviseert alle betrokkenen aanvragers en verkrijger van dit beleid. Opzettelijk achterhouden van informatie over een verboden relatie- / meldingsregeling kan onderhevig zijn aan corrigerende maatregelen, uiteindelijk eventueel leidend tot ontslag. Als er een verboden relatie bestaat of zich ontwikkelt tussen twee werknemers, moet de senior werknemer dit onder de aandacht van zijn / haar leidinggevende brengen. Het bedrijf behoudt zich het recht voor om de personen zo snel mogelijk van elkaar te scheiden, hetzij door herplaatsing, hetzij, indien nodig, door ontslag.

(3.3.5) Andere Situaties
Omdat er andere belangenconflicten kunnen rijzen, is het onpraktisch om alle mogelijke situaties op te sommen. Als een voorgestelde transactie of situatie vragen of twijfels opbrengt, moet u de afdeling Personeelszaken raadplegen.

3.4. Zakelijke Kansen

Serviceproviders mogen niet misbruik maken van hun eigen persoonlijke winstkansen die worden ontdekt door het gebruik van bedrijfseigendom, informatie of positie, tenzij de mogelijkheid volledig schriftelijk wordt bekendgemaakt aan het senior management van het bedrijf en het senior management weigert deze kans na te streven.

3.5. Bescherming van vertrouwelijke informatie van het bedrijf

Vertrouwelijke informatie van het bedrijf is een waardevol bezit. De vertrouwelijke informatie van het bedrijf omvat productarchitecturen; broncodes; productplannen en wegenkaarten; namen en lijsten van klanten, dealers en werknemers; en financiële informatie. Deze informatie is eigendom van het bedrijf en kan worden beschermd door octrooirechten, handelsmerken, auteursrechten en handelsgeheimen. Alle vertrouwelijke informatie mag alleen voor bedrijfsdoeleinden worden gebruikt. Elke serviceprovider moet dit waarborgen.

DEZE VERANTWOORDELIJKHEID OMVAT DE NIET OPENBAARMAKING VAN DE VERTROUWELIJKE GEGEVENS VAN HET BEDRIJF, ZOALS GEGEVENS BETREFFENDE PRODUCTEN VAN HET BEDRIJF OF BUSINESS OVER INTERNET.

U bent ook verantwoordelijk voor het correct labelen van alle gedeelde documentatie of verzonden correspondentie naar de Juridische afdeling van het bedrijf of externe adviseurs als “Promo Advocaat Bevoorrecht”. Deze verantwoordelijkheid omvat het waarborgen, beveiligen en correct verwijderen van vertrouwelijke informatie in overeenstemming met het beleid van het bedrijf inzake het beheren en managen van gegevens uiteengezet in deel 3.7 van deze Code voor zakelijk gedrag en ethiek. Deze verplichting strekt zich ook uit tot vertrouwelijke informatie van derden, die het bedrijf met recht heeft ontvangen onder geheimhoudingsverklaringen. Zie het beleid van het bedrijf met betrekking tot het omgaan met de vertrouwelijke informatie van anderen zoals uiteengezet in sectie 4.4 van deze Code voor zakelijk gedrag en ethiek.

(3.5.1) Eigendomsinformatie en uitvindingsovereenkomst

Toen u lid werd van het bedrijf, tekende u een overeenkomst om de informatie van het bedrijf te beschermen en vertrouwelijk te houden. Deze overeenkomst blijft van kracht zolang u voor het bedrijf werkt en nadat u het bedrijf heeft verlaten. Volgens deze overeenkomst mag u de vertrouwelijke informatie van het bedrijf niet aan iemand bekendmaken of gebruiken om iemand anders dan het bedrijf te helpen zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van een bevoegde bedrijfsfunctionaris.

(3.5.2) Openbaarmaking van vertrouwelijke bedrijfsinformatie

Om de activiteiten van het bedrijf te bevorderen, kan onze vertrouwelijke informatie van tijd tot tijd worden bekendgemaakt aan potentiële zakelijke partners. Een dergelijke bekendmaking mag echter nooit worden gedaan zonder de potentiële voordelen en risico’s ervan zorgvuldig in overweging te nemen. Als u in overleg met uw manager en ander toepasselijk bedrijfsmanagement besluit dat openbaarmaking van vertrouwelijke informatie noodzakelijk is, moet u contact opnemen met de Juridische afdeling om ervoor te zorgen dat voorafgaand aan de bekendmaking een toepasselijke schriftelijke geheimhoudingsovereenkomst wordt ondertekend. Het bedrijf heeft standaard geheimhoudingsovereenkomsten die geschikt zijn voor de meeste openbaarmakingen. U mag de geheimhoudingsovereenkomst van een derde niet ondertekenen of wijzigingen in de standaard geheimhoudingsovereenkomsten van het bedrijf accepteren zonder controle en goedkeuring door de Juridische afdeling van het bedrijf. Bovendien moeten alle bedrijfsmaterialen die vertrouwelijke bedrijfsinformatie van het bedrijf bevatten, inclusief presentaties, worden beoordeeld en goedgekeurd door de Juridische afdeling van het bedrijf voorafgaand aan publicatie of gebruik. Bovendien moet elke werknemerspublicatie of openbaar gemaakte verklaring die kan worden gezien of opgevat als toe te schrijven aan het bedrijf, gemaakt buiten het bereik van zijn of haar dienstverband bij het bedrijf, vooraf worden beoordeeld en goedgekeurd door de Juridische afdeling van het bedrijf en voorzien zijn van de standaard disclaimer van het bedrijf dat de publicatie of verklaring de mening van de specifieke auteur en niet van het bedrijf vertegenwoordigt.

(3.5.3) Verzoeken van regelgevende instanties
Het bedrijf en zijn serviceproviders moeten samenwerken met toepasselijke overheidsenquêtes en onderzoeken. In dit verband is het echter belangrijk om de wettelijke rechten van het bedrijf met betrekking tot zijn vertrouwelijke informatie te beschermen. Alle overheidsverzoeken om informatie, documenten of onderzoeksinterviews moeten worden doorverwezen naar de Juridische afdeling van het bedrijf. Geen financiële informatie mag openbaar worden gemaakt zonder de voorafgaande goedkeuring van de Financieel Bestuurder.

(3.5.4) Woordvoerders van het bedrijf
Specifiek beleid is vastgesteld ten aanzien van wie informatie kan communiceren aan de pers en de gemeenschap van financiële analisten. Het bedrijf heeft haar Algemene Bestuurder en Financieel Bestuurder aangewezen als de officiële woordvoerders van het bedrijf voor financiële aangelegenheden. Het bedrijf heeft zijn afdeling Bedrijfscommunicatie aangewezen als officiële woordvoerders van het bedrijf voor marketing, technische en andere dergelijke informatie. Deze aangewezen personen zijn de enige personen die namens het bedrijf met de pers mogen communiceren. Alle vragen of telefoontjes van de pers en financiële analisten, moeten worden doorverwezen naar de hiervoor genoemde aangewezen partijen.

3.6 Gebruik van bedrijfsactiva

(3.6.1) Algemeen
Het beschermen van de activa van het bedrijf is een belangrijke fiduciaire verantwoordelijkheid van elke serviceprovider. Er moet voor worden gezorgd dat activa niet zonder toestemming worden misbruikt, aan anderen worden uitgeleend of worden verkocht of gedoneerd. Alle serviceproviders zijn verantwoordelijk voor het juiste gebruik van bedrijfsmiddelen en moeten dergelijke activa beveiligen tegen verlies, schade, misbruik of diefstal. Serviceproviders die enig aspect van dit beleid schenden of die slecht oordelen in de manier waarop zij bedrijfsmiddelen van het bedrijf gebruiken, kunnen worden onderworpen aan disciplinaire maatregelen, tot en met beëindiging van het dienstverband of zakenrelaties naar eigen goeddunken van het bedrijf. Bedrijfsapparatuur en bedrijfsmiddelen mogen alleen voor bedrijfsdoeleinden worden gebruikt. Serviceproviders mogen bedrijfsmiddelen niet gebruiken voor persoonlijk gebruik en mogen evenmin toestaan dat andere personen bedrijfsmiddelen gebruiken. Serviceproviders die vragen hebben over dit beleid,
moeten ze onder de aandacht brengen van de afdeling Personeelszaken van het bedrijf.

(3.6.2) Fysieke toegangscontrole
Het bedrijf heeft en zal doorgaan met het ontwikkelen van procedures voor fysieke toegangscontrole om de privacy van communicatie, onderhoud van de beveiliging van de bedrijfscommunicatieapparatuur te waarborgen en bedrijfsmiddelen te beschermen tegen diefstal, misbruik en vernietiging. U bent persoonlijk verantwoordelijk voor het naleven van het niveau van toegangscontrole dat is geïmplementeerd in het gebouw waar u permanent of tijdelijk werkt. U mag het doel waarvoor de toegangscontrole werd geïmplementeerd niet vernietigen of laten vernietigen.

(3.6.3) Bedrijfsfondsen
Elke directeur, functionaris en werknemer is persoonlijk verantwoordelijk voor alle bedrijfsfondsen waarover hij of zij controle uitoefent. Bedrijfsagenten, aannemers en consultants mogen niet de controle uitoefenen over bedrijfsfondsen. Bedrijfsfondsen mogen alleen worden gebruikt voor bedrijfsdoeleinden. Elke serviceprovider moet redelijke stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat het bedrijf een goede waarde krijgt voor de bestede middelen van het bedrijf en moet nauwkeurige en tijdige registratie bijhouden van elke uitgave. Onkostendeclaraties moeten accuraat zijn en tijdig worden ingediend. Serviceproviders mogen bedrijfsgeld niet gebruiken voor enig persoonlijk doel.

(3.6.4) Computers en andere apparatuur
Het bedrijf streeft ernaar medewerkers de apparatuur te verschaffen die nodig is om hun werk efficiënt en effectief uit te voeren. U moet voor die apparatuur zorgen en deze alleen op verantwoorde wijze gebruiken voor bedrijfsdoeleinden. Als u bedrijfsapparatuur thuis of op een andere locaties gebruikt, neem dan voorzorgsmaatregelen om deze tegen diefstal of beschadiging te beschermen, alsof het uw eigen apparaat is. Als het bedrijf u niet langer in dienst heeft, moet u onmiddellijk alle bedrijfsapparatuur retourneren. Terwijl computers en andere elektronische apparaten toegankelijk worden gemaakt voor werknemers om hen te helpen bij het uitvoeren van hun werk en om de belangen van het bedrijf te bevorderen, moeten alle dergelijke computers en elektronische apparaten, geheel of gedeeltelijk gebruikt in de gebouwen van het bedrijf of met behulp van apparatuur of middelen van het bedrijf, volledig toegankelijk blijven voor het bedrijf en, voor zover maximaal toegestaan door de wet, het exclusieve eigendom van het bedrijf blijft.

Serviceproviders mogen geen verwachting van privacy inhouden met betrekking tot informatie die wordt verzonden, ontvangen door of opgeslagen in elektronische communicatieapparatuur die eigendom is, wordt verhuurd of die geheel of gedeeltelijk door of namens het bedrijf wordt gebruikt. Voor zover toegestaan door de van toepassing zijnde wetgeving behoudt het bedrijf zich het recht voor om op elk moment toegang te krijgen tot alle informatie ontvangen door, verzonden door of opgeslagen in een dergelijk elektronisch communicatieapparaat door zijn serviceproviders of andere vertegenwoordigers, hetzij met of zonder kennis, toestemming of goedkeuring van de serviceprovider of derde partij.

(3.6.5) Software
Alle software die door serviceproviders wordt gebruikt om bedrijfsactiviteiten uit te voeren moet op passende wijze worden gelicentieerd. Maak of gebruik nooit illegale of ongeoorloofde kopieën van software, zowel op kantoor, thuis als onderweg, omdat dit een schending van het auteursrecht kan vormen en u en het bedrijf mogelijk blootstelt aan civiel- en strafrechtelijke aansprakelijkheid. Bovendien kan het gebruik van illegale of ongeautoriseerde kopieën van software de serviceprovider onderwerpen aan disciplinaire maatregelen, uiteindelijk eventueel leidend tot ontslag. De IT-afdeling van het bedrijf zal bedrijfscomputers periodiek inspecteren om te controleren of alleen goedgekeurde en gelicentieerde software is geïnstalleerd. Alle niet-gelicentieerde / ondersteunde software zal worden verwijderd.

(3.6.6) Elektronisch gebruik
Het doel van dit beleid is ervoor te zorgen dat serviceproviders elektronische communicatieapparatuur op een legale, ethische en gepaste manier gebruiken. Dit beleid richt zich op de verantwoordelijkheden en belangen van het bedrijf met betrekking tot het eerlijke en juiste gebruik van alle elektronische communicatieapparaten binnen de organisatie, inclusief computers, e-mail, verbindingen met internet, intranet en extranet en andere openbare of particuliere netwerken, voicemail, videoconferenties, faxen en telefoons.

Het plaatsen of bespreken van informatie over de producten of activiteiten van het bedrijf op internet zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de Financieel Directeur van het bedrijf is verboden. Elke andere vorm van elektronische communicatie die momenteel of in de toekomst door serviceproviders wordt gebruikt, vallen ook onder dit beleid. Het is niet mogelijk om elke norm en regel die van toepassing is op het gebruik van elektronische communicatieapparatuur te identificeren. Serviceproviders worden daarom aangemoedigd om gezond verstand te gebruiken wanneer ze een functie van onze communicatiesystemen gebruiken.

3.7 Bijhouden en Beheren van Gegevens

Het doel van dit beleid is het uiteenzetten en overbrengen van de zakelijke en juridische vereisten van het bedrijf bij het beheren van records, inclusief alle opgenomen informatie, ongeacht het medium of de kenmerken. Gegevens omvatten papieren documenten, e-mail, cloudopslag, USB-stations, cd’s, harde schijven van de computer, diskettes, microfiche, microfilm of alle andere media. Het bedrijf is verplicht door lokale, staats, federale, buitenlandse en andere toepasselijke wetten, regels en voorschriften bepaalde gegevens te bewaren en specifieke richtlijnen te volgen bij het beheren van deze gegevens. Civiele en strafrechtelijke sancties voor het niet naleven van dergelijke richtlijnen kunnen ernstig zijn voor serviceproviders en het bedrijf en als dergelijke richtlijnen niet worden opgevolgd kan dit de serviceprovider aan disciplinaire acties onderwerpen, uiteindelijk eventueel leidend tot beëindiging van het dienstverband of zakelijke relatie, naar eigen goeddunken van het bedrijf.

3.8 Wisverbod van records

Een wisverbod schorst alle procedures voor vernietiging van documenten om onder speciale omstandigheden, zoals rechtszaken of onderzoeken door de overheid, de juiste documenten te bewaren. De Juridische afdeling van het bedrijf bepaalt en identificeert welke soorten bedrijfsdocumenten of documenten vereist zijn om onder een wisverbod te worden geplaatst. Elke serviceprovider moet zich aan dit beleid houden. Het niet naleven van dit beleid kan de serviceprovider onderwerpen aan disciplinaire maatregelen, tot en met beëindiging van het dienstverband of zakenrelaties naar eigen goeddunken van het bedrijf.
De Juridische afdeling van het bedrijf zal u op de hoogte brengen als er een wettelijke bewaarplicht is voor records waarvoor u verantwoordelijk bent. Vervolgens moet u de benodigde gegevens bewaren en beschermen in overeenstemming met de instructies van de Juridische afdeling van het bedrijf.

GEGEVENS OF ONDERSTEUNENDE DOCUMENTEN DIE ONDER HET WISVERBOD ZIJN GEPLAATST, MOGEN IN ELK GEVAL NIET WORDEN VERNIETIGD, GEWIJZIGD OF AANGEPAST.

Een wisverbod blijft van kracht totdat het officieel schriftelijk wordt vrijgegeven door de Juridische afdeling van het bedrijf. Als u niet zeker weet of een document onder het wisverbod is geplaatst, moet u dat document bewaren en beschermen terwijl u contact opneemt met de Juridische afdeling van het bedrijf.

Als u vragen heeft over dit beleid, dient u contact op te nemen met de General Counsel van het bedrijf.

3.9 Betalingspraktijken

(3.9.1) Boekhoudkundige praktijken
Alle transacties moeten volledig en nauwkeurig worden opgenomen in de boeken en bescheiden van het bedrijf in overeenstemming met alle toepasselijke wetten. Valse of misleidende boekingen, niet-geregistreerde fondsen of bezittingen of betalingen zonder de juiste ondersteunende documentatie en goedkeuring zijn ten strengste verboden en schenden het bedrijfsbeleid en de wet. Bovendien moet alle documentatie die een transactie ondersteunt de aard van de transactie volledig en nauwkeurig beschrijven en tijdig worden verwerkt.

(3.9.2) Politieke bijdragen

Het bedrijf behoudt zich het recht voor om zijn standpunt over belangrijke kwesties kenbaar te maken aan verkozen vertegenwoordigers en andere overheidsfunctionarissen. Het is het beleid van het bedrijf om volledig te voldoen aan alle lokale, staats-, federale, buitenlandse en andere toepasselijke wetten, regels en voorschriften met betrekking tot politieke bijdragen. De fondsen of bezittingen van het bedrijf mogen onder geen enkele omstandigheden worden gebruikt voor politieke campagnes of politieke praktijken, zonder daartoe de voorafgaande schriftelijke toestemming te hebben verkregen van de Legal Counsel van het bedrijf en, indien nodig, het senior management van het bedrijf.

(3.9.3) Verbodsmaatregelen ten aanzien van inducement
Serviceproviders mogen onder geen enkele omstandigheid aanbieden om te betalen, betalingen te doen, beloven om te betalen of toestemming te verlenen om geld, geschenken of iets van waarde te betalen aan klanten, verkopers, adviseurs, enz. die direct of indirect bedoeld zijn om op ongeoorloofde wijze invloed uit te oefenen op een zakelijke beslissing, elke handeling of nalaten om op te treden, elke verplichting tot fraude of gelegenheid tot het plegen van enige fraude. Goedkope geschenken, onregelmatige zakelijke maaltijden, feestelijke evenementen en entertainment, op voorwaarde dat ze niet buitensporig zijn of een schijn van ongepastheid veroorzaken, schenden dit beleid niet. Vragen met betrekking tot de vraag of een bepaalde betaling of geschenk in strijd is met dit beleid of het anti-omkopingsbeleid van het bedrijf, moeten worden gericht aan de afdeling Personeelszaken of de Juridische afdeling.

3.10 Anti-omkopingsbeleid

Het bedrijf vereist volledige naleving van de FCPA en alle toepasselijke anti-omkopingswetgeving of anticorruptiewetgeving door al haar serviceproviders. De anti-omkoping en corrupte betalingsvoorwaarden van de FCPA maken elke corrupte aanbieding, betaling, belofte tot betaling of toestemming om geld, geschenken of iets van waarde te betalen aan buitenlandse functionarissen, of enige buitenlandse politieke partij, kandidaat of functionaris, illegaal ten behoeve van: het beïnvloeden van een handeling of nalaten, in de officiële hoedanigheid van die buitenlandse ambtenaar of partij; of het aanzetten van de buitenlandse ambtenaar of partij om invloed te gebruiken om een besluit van een buitenlandse overheid of instantie te beïnvloeden, om zaken voor iemand te verkrijgen of te behouden, of om iemand zaken toe te wijzen.

Alle serviceproviders, ongeacht of ze zich in de Verenigde Staten of in het buitenland bevinden, zijn verantwoordelijk voor FCPA-conformiteit en de procedures om naleving van de anti-omkoping- en anticorruptiewetgeving te garanderen. Van alle managers en toezichtpersoneel wordt verwacht dat zij de voortdurende naleving van de wet controleren om ervoor te zorgen dat wordt voldaan aan de hoogste morele, ethische en professionele normen van het bedrijf.
Naleving houdt in dat wordt voldaan aan het Anti-omkopingsbeleid van het bedrijf en aan het beleid inzake het bewaren en beheren van gegevens in sectie 3.8 van deze Code voor zakelijk gedrag en ethiek.

Als u vragen heeft over dit beleid, dient u contact op te nemen met de General Counsel van het bedrijf.

3.11 Exportbepalingen

Een aantal landen behoudt de controle over de bestemmingen waarnaar producten of software kunnen worden geëxporteerd. Een aantal van de strengste exportcontroles worden door de Verenigde Staten gehandhaafd tegen landen die de Amerikaanse overheid onvriendelijk acht of als ondersteuning van internationaal terrorisme. De Amerikaanse regelgeving is ingewikkeld en geldt zowel voor export uit de Verenigde Staten als voor export van producten uit andere landen, wanneer die producten bestanddelen of technologie van Amerikaanse oorsprong bevatten. Software die in de Verenigde Staten is gemaakt, is onderhevig aan deze voorschriften, zelfs als ze in het buitenland worden gedupliceerd en verpakt. In sommige omstandigheden kan een mondelinge presentatie met technische gegevens van buitenlanders in de Verenigde Staten een gecontroleerde uitvoer vormen. De Juridische afdeling kan u adviseren over welke landen verboden bestemmingen zijn voor producten van het bedrijf of dat een voorgestelde technische presentatie aan buitenlanders een vergunning van de Amerikaanse overheid kan vereisen.

4. VERANTWOORDELIJKHEDEN VOOR ONZE KLANTEN EN ONZE LEVERANCIERS

4.1 Klantenrelaties

Als uw functie u in contact brengt met klanten van het bedrijf of met potentiële klanten, is het van cruciaal belang dat u onthoudt dat u het bedrijf vertegenwoordigt voor de mensen waarmee u zaken doet. Handel op een manier die waarde creëert voor onze klanten en helpt een relatie op te bouwen op basis van vertrouwen. Het bedrijf en zijn serviceproviders bieden al vele jaren producten en diensten aan en hebben in die periode aanzienlijke goodwill opgebouwd. Deze goodwill is een van onze belangrijkste troeven en serviceproviders moeten handelen om onze reputatie te behouden en te verbeteren.

4.2 Betalingen of geschenken van anderen

Serviceproviders mogen onder geen enkele omstandigheden enige aanbieding, betaling, belofte tot betaling of autorisatie accepteren om geld, geschenken of iets van waarde te betalen van klanten, verkopers, consultants, enz. die direct of indirect bedoeld zijn om invloed uit te oefenen op een zakelijke beslissing, elke handeling of nalaten om op te treden, elke verplichting tot fraude of gelegenheid tot het plegen van enige fraude. Goedkope geschenken, onregelmatige zakelijke maaltijden, feestelijke evenementen en entertainment, op voorwaarde dat ze niet buitensporig zijn of een schijn van ongepastheid veroorzaken, mogen dit beleid en / of het anti-omkopingsbeleid niet schenden. Vragen met betrekking tot de vraag of een bepaalde betaling of gift in strijd is met dit beleid en het anti-omkopingsbeleid van het bedrijf, moeten worden gericht aan de afdeling Personeelszaken of de Juridische afdeling. Geschenken die door het bedrijf aan leveranciers of klanten worden gegeven of van leveranciers of klanten worden ontvangen, moeten altijd geschikt zijn voor de omstandigheden en mogen nooit van een soort zijn die op schijn van ongepastheid zouden kunnen lijken. De aard en kosten moeten altijd nauwkeurig worden vastgelegd in de boeken en bescheiden van het bedrijf.

4.3 Publicaties van anderen

Het bedrijf onderschrijft veel publicaties die serviceproviders helpen hun werk beter te doen. Deze omvatten nieuwsbrieven, naslagwerken, online naslagdiensten, tijdschriften, boeken en andere digitale en gedrukte werken. De auteursrechtwetgeving beschermt deze werken in het algemeen en hun ongeoorloofde kopiëren en verspreiden vormt een inbreuk op het auteursrecht. U moet eerst toestemming vragen aan de uitgever van een publicatie voordat u publicaties of belangrijke delen ervan kopieert. Raadpleeg de Juridische afdeling als u twijfelt of u een publicatie mag kopiëren.

4.4 Omgaan met de vertrouwelijke informatie van anderen

Het bedrijf heeft vele soorten zakelijke relaties met veel bedrijven en individuen. Soms zullen zij vrijwillige vertrouwelijke informatie over hun producten of bedrijfsplannen aanbieden om het bedrijf ertoe te brengen een zakelijke relatie aan te gaan. Op andere momenten kunnen we vragen dat een derde partij vertrouwelijke informatie verstrekt om het bedrijf toe te staan een potentiële zakelijke relatie met die partij te evalueren. Wat de situatie ook is, we moeten speciale aandacht besteden aan het op verantwoorde wijze omgaan met de vertrouwelijke informatie van anderen. Wij behandelen dergelijke vertrouwelijke informatie in overeenstemming met onze overeenkomsten met dergelijke derden. Zie ook het beleid van de onderneming met betrekking tot het bewaren en beheren van gegevens in sectie 3.7 van deze Code voor zakelijk gedrag en ethiek.

(4.4.1) Passende geheimhoudingsovereenkomsten
Vertrouwelijke informatie kan vele vormen aannemen. Een mondelinge presentatie over de productontwikkelingsplannen van een bedrijf kan beschermde handelsgeheimen bevatten. Een klantenlijst of werknemerslijst kan een beschermd handelsgeheim zijn. Een demo van een alfaversie van de nieuwe software van een bedrijf kan informatie bevatten die wordt beschermd door handelsgeheimen en auteursrechtwetten.

U mag nooit informatie accepteren die wordt aangeboden door een derde partij die wordt weergegeven als vertrouwelijk of die uit de context of omstandigheden blijkt als vertrouwelijk, tenzij een juiste geheimhoudingsovereenkomst is ondertekend met de partij die de informatie aanbiedt.

DE JURIDISCHE DIENST KAN GEHEIMHOUDINGSOVEREENKOMSTEN VOOR ELKE PARTICULIERE SITUATIE VERSTREKKEN EN ZAL EEN PASSENDE UITVOERING VAN DERGELIJKE OVEREENKOMSTEN NAMENS HET BEDRIJF COÖRDINEREN.

Zelfs nadat er een geheimhoudingsovereenkomst is gesloten, dient u alleen de informatie te accepteren die nodig is om het doel ervan te ontvangen, zoals een beslissing om over te gaan tot het onderhandelen over een deal. Als er meer gedetailleerde of uitgebreide vertrouwelijke informatie wordt aangeboden en deze niet nodig is, moet deze voor uw onmiddellijke doeleinden worden geweigerd.

(4.4.2) Wat u moet weten
Zodra de vertrouwelijke informatie van een derde partij aan het bedrijf is bekendgemaakt, hebben wij de plicht om zich te houden aan de voorwaarden van de relevante geheimhoudingsovereenkomst en het gebruik te beperken tot het specifieke doel waarvoor het werd bekendgemaakt en om het alleen te verspreiden onder andere serviceproviders met de behoefte om de informatie te kennen. Elke serviceprovider die betrokken is bij een potentiële zakelijke relatie met een derde partij moet de beperkingen op het gebruik en de verwerking van vertrouwelijke informatie begrijpen en strikt naleven. Raadpleeg bij twijfel de Juridische afdeling.

(4.4.3) Aantekeningen en rapporten
Bij het beoordelen van de vertrouwelijke informatie van een derde partij in het kader van een geheimhoudingsovereenkomst, is het normaal om aantekeningen te maken of rapporten op te stellen met een samenvatting van de resultaten van de beoordeling en, mede op basis van die aantekeningen of rapporten, conclusies te trekken over de geschiktheid van een zakelijke relatie. Opmerkingen of rapporten kunnen echter vertrouwelijke informatie bevatten die door de andere partij wordt bekendgemaakt en moeten dus alleen lang genoeg worden bewaard om de evaluatie van de potentiële zakelijke relatie te voltooien. Vervolgens moeten ze worden vernietigd of worden overgedragen aan de Juridische afdeling voor bewaring of vernietiging. Ze moeten worden behandeld zoals elke andere openbaarmaking van vertrouwelijke informatie wordt behandeld: als vertrouwelijk gemarkeerd en alleen aan die serviceproviders gedistribueerd die dit moeten weten.

(4.4.4) Competitieve informatie
Probeer nooit om vertrouwelijke informatie van een concurrent te verkrijgen op oneigenlijke wijze, en neem vooral nooit contact op met een concurrent met betrekking tot hun vertrouwelijke informatie. Hoewel de onderneming voormalige werknemers van concurrenten in dienst heeft en houdt, erkennen en respecteren wij de verplichtingen van die werknemers om de vertrouwelijke informatie van hun voormalige werkgevers niet te gebruiken of openbaar te maken.

4.5 Leveranciers selecteren

De leveranciers van het bedrijf leveren een belangrijke bijdrage aan ons succes. Om een omgeving te creëren waarin onze leveranciers een stimulans hebben om met het bedrijf samen te werken, moeten ze erop kunnen vertrouwen dat ze op wettige en ethische wijze zullen worden behandeld.
Het beleid van het bedrijf is om supplies te kopen op basis van behoefte, kwaliteit, service, prijs en algemene voorwaarden. Het beleid van de onderneming bestaat erin om belangrijke leveranciers te selecteren of belangrijke leveranciersovereenkomsten aan te gaan door middel van een, waar mogelijk, concurrerend biedingsproces. Onder geen beding mag een serviceprovider leveranciers op welke manier dan ook proberen te dwingen. De vertrouwelijke informatie van een leverancier heeft recht op dezelfde bescherming als die van een andere derde partij en mag niet worden ontvangen voordat een passende geheimhoudingsovereenkomst is ondertekend. De prestaties van een leverancier mogen nooit worden besproken met iemand buiten het bedrijf. Een leverancier aan het bedrijf is in het algemeen vrij om zijn producten of diensten aan een andere partij, inclusief concurrenten van het bedrijf, te verkopen. In sommige gevallen waarin de producten of services zijn ontworpen, gefabriceerd of ontwikkeld volgens onze specificaties, kan de overeenkomst tussen de partijen beperkingen op de verkoop bevatten.

4.6 Overheidsrelaties

Het is het beleid van het bedrijf om volledig te voldoen aan alle toepasselijke wetten en regels met betrekking tot contact en omgang met overheidsmedewerkers en overheidsfunctionarissen, en om zich te houden aan hoge ethische, morele en wettelijke normen voor zakelijk gedrag. Dit beleid omvat strikte naleving van alle lokale, provinciale, federale, buitenlandse en andere toepasselijke wetten, regels en voorschriften. Als u vragen heeft over overheidsrelaties, moet u contact opnemen met de Juridische afdeling van het bedrijf of het beleid tegen omkoping raadplegen.

4.7 Lobbyen

Serviceproviders wiens werk lobbycommunicatie vereist met een lid of werknemer van een wetgevend orgaan of met een overheidsfunctionaris of -medewerker bij het opstellen van wetgeving, moeten voorafgaande schriftelijke toestemming hebben voor dergelijke activiteit van de General Counsel van het bedrijf. De activiteit die onder dit beleid valt, omvat vergaderingen met wetgevers of personeelsleden of met functionarissen van de hogere uitvoerende afdeling. Voorbereiding, onderzoek en andere achtergrondactiviteiten die worden gedaan ter ondersteuning van lobbycommunicatie vallen ook onder dit beleid, ook als de communicatie uiteindelijk niet wordt gemaakt.

4.8 Overheidscontracten

Het is het beleid van het bedrijf om volledig te voldoen aan alle toepasselijke wet- en regelgeving die van toepassing is op overheidscontracten. Het is ook noodzakelijk om zich strikt te houden aan alle bepalingen en voorwaarden van elk contract met lokale, provinciale, federale, buitenlandse of andere toepasselijke overheden. De Juridische afdeling van het bedrijf moet alle contracten met overheidsinstanties controleren en goedkeuren.

4.9 Open en eerlijke concurrentie

De meeste landen beschikken over goed ontwikkelde rechtsgebieden die bedoeld zijn om vrije en eerlijke concurrentie aan te moedigen en te beschermen. Het bedrijf is toegewijd aan het gehoorzamen van zowel de letter als de geest van deze wetten. De gevolgen van het niet voldoen aan dit kunnen ernstig zijn voor ons allemaal.

Deze wetten regelen vaak de relaties van het bedrijf met zijn distributeurs, wederverkopers, dealers en klanten. Mededingingswetten betreffen over het algemeen de volgende gebieden: prijstellingspraktijken (inclusief prijsdiscriminatie), discontering, verkoopvoorwaarden, kredietvoorwaarden, promotietoelagen, geheime kortingen, exclusieve dealers of distributeurs, productbundeling, beperkingen op het vervoer van concurrerende producten, beëindiging en vele andere praktijken.

Mededingingswetten regelen ook, meestal vrij strikt, relaties tussen het bedrijf en zijn concurrenten. Als algemene regel geldt dat contacten met concurrenten beperkt moeten zijn en onderwerpen zoals prijzen of andere verkoopvoorwaarden, klanten en leveranciers altijd moeten worden vermeden. Serviceproviders mogen niet willens en wetens valse of misleidende verklaringen afleggen met betrekking tot hun concurrenten of de producten van haar concurrenten, klanten of leveranciers. Deelname met concurrenten in een handelsvereniging of in een orgaan voor het creëren van normen is aanvaardbaar wanneer de vereniging naar behoren is gevestigd, een legitiem doel heeft en haar activiteiten daartoe beperkt heeft.

Geen enkele serviceprovider mag op enig moment of onder geen enkele voorwaarde een overeenkomst of akkoord aangaan, schriftelijk of mondeling, expliciet of impliciet, met een concurrent met betrekking tot prijzen, kortingen, andere verkoopvoorwaarden, winst of winstmarges, kosten, toewijzing van product- of geografische markten, toewijzing van klanten, productiebeperkingen, boycots van klanten of leveranciers, of biedingen of de intentie om te bieden of zelfs te bespreken of informatie over deze onderwerpen uit te wisselen. In sommige gevallen kunnen legitieme joint ventures met concurrenten uitzonderingen op deze regels toestaan, als te goeder trouwe aankopen van of verkopen aan concurrenten op niet-concurrerende producten gedaan worden, maar de Juridische afdeling van het bedrijf moet alle dergelijke voorgestelde ondernemingen vooraf beoordelen. Deze verboden zijn absoluut en strikte naleving is vereist. Samenspanning tussen concurrenten is illegaal en de gevolgen van een overtreding zijn ernstig.

Hoewel de geest van deze wetten, bekend als ‘antitrustwet’, ‘concurrentie’, ‘consumentenbescherming’ of ‘oneerlijke concurrentiewetten’, eenvoudig is, kan de toepassing ervan in bepaalde situaties behoorlijk complex zijn. Om ervoor te zorgen dat het bedrijf volledig voldoet aan deze wetten, moet ieder van ons een basiskennis van deze wetten hebben en onze Juridische afdeling vroegtijdig bij twijfelachtige situaties betrekken.

4.10 Industriële Spionage

Het is het beleid van de onderneming om wettig op de markt te concurreren. Deze verplichting tot billijkheid omvat het respecteren van de rechten van onze concurrenten en het naleven van alle toepasselijke wetten in de loop van een wedstrijd.
Het doel van dit beleid is om de reputatie van het bedrijf als een wettige concurrent te handhaven en de integriteit van de concurrerende markt te helpen waarborgen. Het bedrijf verwacht van zijn concurrenten dat zij onze rechten respecteren om wettig te concurreren op de markt, en we moeten tegelijkertijd hun rechten respecteren. Serviceproviders mogen de informatie, het materiaal, de producten, intellectuele eigendom of eigendomsrechtelijke of vertrouwelijke informatie van wie dan ook, met inbegrip van leveranciers, klanten, zakelijke partners of concurrenten, niet stelen of onrechtmatig gebruiken.

5 ONTHEFFINGEN

Een verklaring van afstand van enige bepaling in deze Code voor zakelijk gedrag en ethiek voor een leidinggevende functionaris moet schriftelijk worden goedgekeurd door het senior management van het bedrijf en onmiddellijk worden bekendgemaakt volgens de hieronder beschreven procedures. Een verklaring van afstand van enige bepaling in deze Code voor zakelijk gedrag en ethiek met betrekking tot een andere serviceproviders moet schriftelijk worden goedgekeurd door de General Counsel van het bedrijf.

6 DISCIPLINAIRE MAATREGELEN

De zaken die in deze Code voor zakelijk gedrag en ethiek worden behandeld, zijn van het grootste belang voor het bedrijf en zijn zakenpartners en zijn essentieel voor het vermogen van het bedrijf om zijn activiteiten uit te voeren in overeenstemming met de vermelde waarden. We verwachten van al onze serviceproviders dat zij zich aan deze regels houden bij het uitvoeren van hun taken voor het bedrijf.

Het bedrijf onderneemt passende acties tegen een serviceprovider wiens handelingen in strijd zijn met dit beleid of met andere beleidsregels van het bedrijf. Disciplinaire maatregelen kunnen een onmiddellijke beëindiging van het dienstverband of een zakelijke relatie inhouden, naar eigen goeddunken van het bedrijf. Indien het bedrijf verlies heeft geleden, kan zij haar rechtsmiddelen tegen de verantwoordelijke personen of entiteiten nastreven. Wanneer wetten zijn geschonden, zal het bedrijf volledig samenwerken met de bevoegde autoriteiten.