Code de Conduite professionnelle et d’Éthique

Politique de l’entreprise

1. INTRODUCTION

Le présent Code de Conduite professionnelle et d’Éthique permet de garantir le respect des exigences juridiques et des normes de conduite professionnelle de Fiery, LLC (« Fiery »). Tous les cadres, employés, agents, entrepreneurs et consultants (conjointement dénommés les « Prestataires de service ») de Fiery et de ses filiales (collectivement dénommées dans le présent la « Société ») sont tenus de lire et de comprendre ce Code de Conduite professionnelle et d’Éthique, de respecter ces normes dans le cadre de leurs activités quotidiennes et de se conformer à toutes les politiques et procédures applicables. Tous les employés doivent s’assurer que tous les agents et entrepreneurs ont pris connaissance de ces normes, les comprennent et les respectent.

Dans la mesure où les principes décrits dans ce Code de Conduite professionnelle et d’Éthique sont d’ordre général, vous devez également étudier toutes les politiques et procédures applicables de la Société pour obtenir des instructions spécifiques et contacter le Département des Ressources humaines ou le Service juridique si vous avez la moindre question.

Rien dans le présent Code de Conduite professionnelle et d’Éthique, dans les politiques et procédures de la Société ou dans d’autres communications associées (verbales ou écrites) ne crée ni n’implique un contrat de travail ou une condition de travail.

Nous nous engageons à constamment réviser et actualiser nos politiques et procédures.
C’est la raison pour laquelle ce Code de Conduite professionnelle et d’Éthique peut faire l’objet de modifications. Le présent Code de Conduite professionnelle et d’Éthique remplace et annule l’ensemble des autres codes, politiques, procédures, instructions, pratiques, règles ou déclarations écrites ou verbales, dans la mesure où ils ne sont pas cohérents.

2. LE RESPECT EST L’AFFAIRE DE TOUS

Une conduite professionnelle éthique est cruciale pour notre activité. En votre qualité de Prestataire de services, il vous incombe de respecter et de suivre ces pratiques, qui, pour bon nombre, reflètent les exigences juridiques ou réglementaires. Toute infraction à ces lois et réglementations peut engager votre responsabilité, celle de la Société, de ses directeurs, cadres et autres employés.

Dans le cadre de votre travail et de votre responsabilité éthique, il vous incombe de contribuer à l’application de ce Code de Conduite professionnelle et d’Éthique. Vous devez être attentifs aux éventuelles infractions et les signaler au Département des Ressources humaines ou au Service juridique. Vous devez coopérer aux enquêtes internes ou externes menées sur d’éventuelles infractions. Les actes de vengeance, les menaces, châtiments ou représailles contre une personne ayant de bonne foi signalé une violation réelle ou soupçonnée de la loi, de ce Code de Conduite professionnelle et d’Éthique ou des autres politiques de la Société ou contre une personne prêtant son concours à une enquête ou à une procédure menée dans le cadre de cette violation, sont interdits.

Les infractions à la loi, à ce Code de Conduite professionnelle et d’Éthique ou à d’autres politiques ou procédures de la Société doivent être signalées au Département des Ressources humaines ou au Service juridique.

Toute infraction de la loi, de ce Code de Conduite professionnelle et d’Éthique ou d’autres politiques ou procédures de la Société, par des Prestataires de service, est passible de mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’à la cessation du contrat.
Pour tenter de déterminer si une action est ou non appropriée, vous pouvez recourir au test suivant. Imaginez que les mots que vous prononcez ou les mesures que vous prenez soient totalement divulgués dans les médias, assortis de tous les détails et de votre photo. Si l’idée que ces informations soient rendues publiques vous met mal à l’aise, peut-être devriez-vous réfléchir davantage aux mots que vous allez prononcer ou aux actes que vous allez commettre.
Quoi qu’il en soit, si vous avez des doutes sur la pertinence de certains événements ou actes, adressez-vous au Vice-président des Ressources humaines ou au Directeur juridique, afin qu’il vous aide à interpréter les exigences de ces pratiques.

3. VOS RESPONSABILITÉS VIS-À-VIS DE LA SOCIÉTÉ

3.1 Normes générales de conduite

La Société tient à ce que tous les Prestataires de services fassent preuve de discernement afin d’assurer la sécurité et le bien-être des Prestataires de services et de maintenir un environnement de travail et une organisation commerciale coopératifs, efficaces, positifs, harmonieux et productifs. Ces normes s’appliquent lorsque vous travaillez dans nos locaux, sur des sites situés à l’extérieur où sont exercées nos activités, lors des manifestations professionnelles et sociales, parrainées par la Société ou en tout autre lieu où vous représentez la Société. Les Prestataires de services qui commettent une faute ou dont les résultats sont peu satisfaisants sont passibles de mesures de correction, pouvant aller jusqu’à la cessation du contrat. Nous vous invitons à consulter notre Manuel portant sur l’emploi pour obtenir des informations plus détaillées.

3.2 Lois applicables

Tous les Prestataires de services doivent respecter toutes les lois, réglementations, règles et ordonnances applicables. Les Prestataires de services situés en dehors des États-Unis doivent respecter les lois, réglementations, règles et ordonnances applicables aux États-Unis, ce qui inclut la « Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) » (Loi sur les pratiques de corruption à l’étranger) et la « U.S. Export Control Act » (Loi américaine sur le contrôle des exportations), en sus des lois applicables au niveau local. Chaque Prestataire de services doit acquérir suffisamment de solides connaissances sur les exigences relatives à ses obligations de sorte à identifier les éventuels dangers et savoir à quel moment demander conseil au Service juridique sur certaines
politiques et procédures spécifiques de la Société. Toute infraction aux lois, réglementations, règles et ordonnances peut engager la responsabilité pénale ou civile individuelle du Prestataire de services et l’exposer à des mesures disciplinaires de la part de la Société. Ces infractions individuelles peuvent également engager la responsabilité civile ou pénale de la Société et provoquer une perte d’activité.

3.3 Conflits d’intérêts

Nous assumons tous une responsabilité vis-à-vis de la Société et de chacun d’entre nous. Bien que ce devoir ne nous empêche pas d’effectuer des transactions et investissements personnels, nous devons absolument éviter toute situation pouvant susciter ou donner l’impression de susciter des conflits d’intérêts. La Société est soumise à l’examen minutieux de plusieurs personnes et organisations différentes. Nous devons toujours nous efforcer d’éviter toute irrégularité voire tout soupçon d’irrégularité.

En quoi consiste un conflit d’intérêts ? Un conflit d’intérêts désigne une situation où les intérêts ou avantages d’une personne physique ou morale entrent en conflit avec les intérêts ou avantages de la Société. Voici quelques exemples :

(3.3.1) Emploi/Emploi exercé à l’extérieur
Compte tenu de votre emploi au sein de la Société, vous devez consacrer toute votre attention aux intérêts commerciaux de la Société. Vous ne devez donc pas exercer une autre activité pouvant interférer avec l’exécution de vos missions ou avec les responsabilités vous incombant vis-à-vis de la Société ou pouvant entrer en conflit ou porter atteinte à la Société. Nos politiques interdisent à tout employé d’accepter un emploi simultané auprès d’un fournisseur, client, développeur ou concurrent de la Société ou de prendre part à une activité qui améliore ou renforce la position d’un concurrent. Par ailleurs, vous devez révéler à la Société les intérêts que vous détenez et qui pourraient entrer en conflit avec l’activité de la Société. Si vous avez la moindre question sur cette exigence, vous devez contacter votre supérieur hiérarchique ou le Département des Ressources humaines.

(3.3.2) Postes de directeurs externes
Assumer la fonction de directeur dans une société concurrente de la Société constitue un conflit d’intérêts. Bien que vous puissiez exercer les fonctions de directeur pour un fournisseur, client, développeur ou autre partenaire commercial de la Société, notre politique exige que vous obteniez préalablement l’accord du Directeur juridique de la Société avant d’accepter ce poste. Toute rémunération que vous percevez doit être proportionnelle aux responsabilités que vous assumez. Cette approbation peut être subordonnée à la réalisation de certaines mesures spécifiées.

(3.3.3) Intérêts commerciaux
Si vous envisagez d’investir dans l’entreprise d’un client, fournisseur, développeur ou concurrent de la Société, vous devez d’abord vous assurer que ces investissements ne compromettent pas les responsabilités vous incombant vis-à-vis de la Société. De nombreux facteurs doivent être pris en compte pour déterminer l’existence d’un conflit et notamment la taille et la nature de l’investissement, votre capacité à influencer les décisions de la Société, votre accès aux informations confidentielles de la Société ou de l’autre société et la nature de la relation qui unit la Société et l’autre société.

(3.3.4) Parties apparentées

En règle générale, vous devez éviter de mener des activités de la Société avec un parent ou un être cher ou avec une entreprise dans laquelle un parent ou un être cher occupe un poste important. Les parents incluent votre époux/épouse, un frère, une sœur, une fille, un fils, votre mère, votre père, vos grands-parents, vos oncles et tantes, vos neveux et nièces, vos cousins, votre compagnon (compagne) et les membres de votre belle-famille. Un être cher désigne les personnes avec qui vous vivez (y compris de même sexe) une relation conjugale ou familiale.

Si ce genre de transactions avec une partie apparentée est inévitable, vous devez révéler en détail la nature de ladite transaction au Directeur financier de la Société, qui examinera et, le cas échéant, approuvera par écrit au préalable ce genre de transactions avec une partie apparentée. Toute opération avec une partie apparentée doit être réalisée de sorte qu’aucun traitement préférentiel ne soit accordé à cette entreprise.

La Société décourage l’emploi de parents proches et d’autres êtres chers à des postes ou affectations au sein du même service et interdit l’embauche de ce genre de personnes à des postes ayant une dépendance ou influence financière (ex. : une relation d’audit ou de contrôle ou la relation entre un supérieur et un subordonné). Cette politique a pour objectif d’éviter les atteintes organisationnelles et les conflits constituant des résultats probables de l’emploi de parents proches ou d’autres êtres chers, particulièrement dans une relation entre un supérieur et un subordonné. Si vous vous demandez si une relation relève de cette politique, il incombe au Département des Ressources humaines de déterminer si cette politique s’applique à la relation reconnue d’un candidat ou d’un cessionnaire. Le Département des Ressources humaines doit informer tous les candidats et cessionnaires concernés de cette politique. La rétention volontaire d’informations sur une relation interdite/la déclaration d’un arrangement peut être passible d’une mesure de correction, pouvant aller jusqu’à la cessation du contrat. Si deux employés entretiennent ou développent une relation interdite, l’employé occupant le poste le plus élevé doit porter cette relation à l’attention de son supérieur hiérarchique. La Société conserve la prérogative de séparer les personnes concernées dans les plus brefs délais, en réaffectant l’une d’entre elles, voire en s’en séparant, si nécessaire.

(3.3.5) Autres situations
Dans la mesure où d’autres conflits d’intérêts peuvent se produire, il serait inutile de tenter de répertorier toutes les situations possibles. Si une proposition de transaction ou une situation soulève des questions ou des doutes, vous devez consulter le Département des Ressources humaines.

3.4 Opportunités commerciales

Les Prestataires de services ne doivent pas exploiter dans leur propre intérêt, des opportunités dont ils ont pris connaissance dans le cadre de l’utilisation de biens d’entreprise, d’informations ou du poste qu’ils occupent, à moins que l’opportunité ne soit totalement divulguée par écrit à la direction générale de la Société et que celle-ci refuse de saisir cette opportunité.

3.5 Protection des Informations confidentielles de la Société

Les informations confidentielles de la Société constituent un bien précieux. Elles incluent les architectures de produits, les codes sources, les plans de produits et les feuilles de route, les noms et listes de clients, concessionnaires et employés ainsi que les informations financières. Ces informations sont la propriété de la Société et peuvent être protégées par les lois sur les brevets, marques, droits d’auteur et secrets de commerce. Toutes les informations confidentielles doivent être utilisées aux seules fins commerciales de la Société. Chaque Prestataire de services s’engage à les protéger.

CETTE RESPONSABILITÉ IMPLIQUE DE NE PAS DIVULGUER LES INFORMATIONS CONFIDENTIELLES DE LA SOCIÉTÉ, TELLES QUE LES INFORMATIONS RELATIVES AUX PRODUITS OU À L’ACTIVITÉ DE LA SOCIÉTÉ, SUR INTERNET.

Il vous incombe également d’étiqueter correctement toute la documentation partagée ou toute la correspondance échangée avec le Service juridique de la Société ou un conseiller externe, en y apposant la mention « Protégé par le secret professionnel ». Cette responsabilité inclut la protection, la sécurisation et la suppression appropriées des informations confidentielles, en accord avec la politique appliquée par la Société en matière de Tenue et de Gestion des Registres, établie à l’Article 3.7 de ce Code de Conduite professionnelle et d’Éthique. Cette obligation s’applique également aux informations confidentielles des tierces parties, que la Société a légitimement reçues dans le cadre de Contrats de non-divulgation. Veuillez consulter la politique de la Société portant sur le Traitement des Informations confidentielles appartenant à des tiers, exposée à l’Article 4.4 de ce Code de Conduite professionnelle et d’Éthique.

(3.5.1) Informations exclusives et Contrat d’invention

Lorsque vous avez rejoint la Société, vous avez signé un accord en vertu duquel vous vous engagiez à protéger et tenir confidentielles les informations exclusives de la Société. Cet accord demeure en vigueur tant que vous travaillez pour la Société et après votre départ. En vertu de cet accord, vous ne pouvez pas divulguer les informations confidentielles de la Société et ne devez pas les utiliser au profit d’une personne autre que la Société sans le consentement écrit et préalable d’un cadre habilité de la Société.

(3.5.2) Divulgation des Informations confidentielles de la Société

Afin d’étendre l’activité de la Société, nos informations confidentielles peuvent parfois être divulguées à de potentiels partenaires commerciaux. Par contre, vous ne devez jamais divulguer ce genre d’informations sans avoir préalablement examiné les avantages et risques éventuels. Si vous estimez, en consultation avec votre responsable et un autre membre approprié de la direction de la Société, que la divulgation des informations confidentielles est nécessaire, vous devez contacter le Service juridique afin de vous assurer qu’un contrat écrit de non-divulgation a bel et bien été signé avant la divulgation. La Société dispose de contrats standards de non-divulgation, adaptés à la plupart des situations. Vous ne devez pas signer le contrat de non-divulgation d’une tierce partie ni accepter que des changements soient apportés aux contrats standards de non-divulgation de la Société sans avoir demandé au Service juridique de la Société de les réviser et de donner leur approbation. Par ailleurs, tous les supports de la Société où figurent des informations confidentielles, ce qui inclut les présentations, doivent être révisés et recevoir l’approbation du Service juridique de la Société avant d’être publiés ou utilisés. En outre, toute publication ou déclaration publique, effectuée par un employé en dehors du cadre de son emploi au sein de la Société et pouvant être perçue ou interprétée comme étant imputable à la Société, doit être préalablement examinée et approuvée par écrit par le Service juridique de la Société et inclure la clause de non-responsabilité standard, précisant que la publication ou déclaration représente le point de vue de son auteur et non celui de la Société.

(3.5.3) Demandes émanant des autorités de réglementation
La Société et ses Prestataires de services doivent coopérer aux demandes de renseignements et enquêtes émanant du gouvernement. Dans ce contexte, il est néanmoins important de protéger les droits légaux dont bénéficie la Société au regard de ses informations confidentielles. Toutes les demandes d’informations, de documents ou d’entrevues d’enquête, émanant du gouvernement doivent être confiées au Service juridique de la Société. Aucune information financière ne doit être divulguée sans l’approbation préalable du Directeur financier.

(3.5.4) Porte-paroles de la Société
Des politiques spécifiques ont été mises en place sur l’identité des personnes devant transmettre des informations à la presse et à la communauté des analystes financiers. La Société a nommé son Président Directeur Général et son Directeur financier aux postes de porte-paroles officiels de la Société dans le cadre des questions d’ordre financier. La Société a désigné son Département des Communications d’entreprise comme étant le porte-parole officiel de la Société pour les questions commerciales, techniques et d’autres informations de ce genre. Ces représentants sont les seules personnes pouvant communiquer avec la presse au nom de la Société. Toutes les demandes de renseignements ou appels de la presse et d’analystes financiers doivent être transmis aux parties compétentes susmentionnées.

3.6 Utilisation des actifs de la Société

(3.6.1) Généralités
Chaque Prestataire de services assume la responsabilité fiduciaire essentielle de protéger les actifs de la Société. Il est essentiel de veiller à ce que les actifs ne soient pas détournés, prêtés à des tiers, vendus ou donnés, sans l’autorisation de la personne compétente. Tous les Prestataires de services sont tenus d’utiliser convenablement les actifs de la Société et de les protéger contre tous risques de perte, de dommages, de détournement ou de vol. Les Prestataires de service qui enfreignent un aspect de cette politique ou qui font preuve de très peu de discernement dans la manière dont ils les utilisent sont passibles de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à la cessation du contrat de travail ou de la relation d’affaires, à la seule discrétion de la Société. L’équipement et les actifs de la Société doivent être utilisés aux seules fins commerciales de la Société. Les Prestataires de services ne peuvent pas utiliser les actifs de la Société à des fins personnelles et ne doivent pas permettre à des tiers d’utiliser les actifs de la Société. Les Prestataires de services qui ont des questions sur cette
politique doivent les porter à l’attention du Département des Ressources humaines de la Société.

(3.6.2) Contrôle d’accès physique
La Société a mis en place et continuera à développer des procédures couvrant le contrôle d’accès physique, afin de garantir la confidentialité des communications, le maintien de la sécurité de l’équipement de communication de la Société et de protéger les actifs de la Société contre tous risques de vol, d’abus et de destruction. Vous êtes personnellement responsable de respecter le niveau de contrôle d’accès, mis en place dans les locaux où vous travaillez de manière permanente ou temporaire. Vous ne devez pas déjouer ni faire en sorte de déjouer le contrôle d’accès mis en place.

(3.6.3) Fonds de la Société
Chaque directeur, cadre et employé est personnellement responsable de tous les fonds de la Société sur lesquels il/elle exerce un contrôle. Les agents, entrepreneurs et consultants de la Société ne sont pas autorisés à exercer un contrôle sur les fonds de la Société. Les fonds de la Société doivent seulement être utilisés aux fins commerciales de la Société. Chaque Prestataire de services doit prendre des mesures raisonnables pour s’assurer que la Société jouit d’une bonne optimisation de ses fonds dépensés et doit rapidement tenir des registres précis de chaque dépense. Les rapports de dépenses doivent être précis et être soumis dans les plus brefs délais. Les Prestataires de services ne doivent pas utiliser les fonds de la Société à des fins personnelles.

(3.6.4) Ordinateurs et autre équipement
La Société s’efforce de fournir à ses employés l’équipement nécessaire pour qu’ils puissent s’acquitter de leur travail de manière efficace et rentable. Vous devez prendre soin de cet équipement et l’utiliser de manière responsable, aux seules fins commerciales de la Société. Si vous utilisez l’équipement de la Société à domicile ou en dehors des locaux, prenez des précautions afin de le protéger de tous risques de vol ou de dommages, comme s’il s’agissait de votre propre matériel. Si vous n’êtes plus employé par la Société, vous devez immédiatement lui restituer tout l’équipement lui appartenant. Si des ordinateurs et autres appareils électroniques sont mis à la disposition des employés afin de les aider à remplir leurs fonctions professionnelles et à promouvoir les intérêts de la Société, ces ordinateurs et appareils électroniques, qu’ils soient intégralement ou partiellement utilisés dans les locaux de la Société ou avec l’aide de l’équipement ou des ressources de la Société, doivent demeurer à l’entière disposition de la Société et dans la plus grande mesure permise par la loi, demeureront la propriété exclusive de la Société.

Les Prestataires de services ne peuvent pas prétendre à une quelconque confidentialité des informations transmises, reçues ou stockées sur des appareils de communications électroniques détenus, loués ou exploités intégralement ou en partie par ou au nom de la Société. Dans la mesure où le droit applicable le permet, la Société se réserve le droit d’accéder à tout moment, aux informations reçues, transmises ou stockées dans ces appareils de communications électroniques, par ou par le biais de ses Prestataires de services ou d’autres représentants, que ceux-ci en aient ou non connaissance et qu’ils aient ou non donné leur approbation ou consentement.

(3.6.5) Logiciels
Tous les logiciels utilisés par les Prestataires de services pour exercer les activités de la Société doivent être assortis d’une licence appropriée. Ne faites ni n’utilisez jamais des copies illégales ou non autorisées de logiciels, que ce soit au bureau, à domicile ou lorsque vous êtes en déplacement, car cela constitue une violation des droits d’auteur qui peut vous exposer vous et la Société, à d’éventuelles sanctions civiles et pénales. Par ailleurs, le Prestataire de services qui utilise des copies illégales ou non autorisées de logiciels est passible de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à la cessation du contrat. Le département IT de la Société contrôlera périodiquement les ordinateurs de la Société afin de vérifier que seuls les logiciels autorisés et titulaires d’une licence ont été installés. Les logiciels qui ne sont pas titulaires d’une licence/compatibles, seront supprimés.

(3.6.6) Usage électronique
Cette politique a pour objectif de veiller à ce que les Prestataires de services utilisent les appareils de communications électroniques de manière légale, éthique et appropriée. Cette politique définit les responsabilités et préoccupations de la Société en matière d’utilisation juste et appropriée de tous les appareils de communications électroniques au sein de l’organisation, ce qui inclut les ordinateurs, emails, connexions Internet et Extranet et d’autres réseaux publics ou privés, la messagerie vocale, la vidéoconférence, les fax et téléphones.

Il est interdit de publier ou de discuter d’informations relatives aux produits ou activités de la Société sur Internet, sans le consentement écrit et préalable du Directeur financier de la Société. Cette politique s’applique également à toute autre forme de communication électronique que les Prestataires de services utilisent actuellement ou utiliseront à l’avenir. Il est impossible d’identifier toutes les normes et règles applicables à l’utilisation des appareils de communications électroniques. Les Prestataires de services sont donc invités à faire preuve de bon sens lorsqu’ils exploitent les fonctions de nos systèmes de communications.

3.7 Tenue et gestion des registres

Cette politique a pour objectif d’établir et de transmettre les exigences professionnelles et juridiques de la Société en matière de tenue des registres, ce qui inclut toutes les informations enregistrées, indépendamment du support ou des caractéristiques. Les registres incluent les documents au format papier, emails, stockage sur le cloud, clés USB, les CD, disques durs d’ordinateurs, disquettes, microfiches, microfilms ou tout autre support. La Société doit respecter les lois, règles et réglementations d’état, fédérales, étrangères ou d’autre nature, applicables à la conservation des registres et doit obéir à certaines directives spécifiques pour gérer ses registres. Les sanctions civiles et pénales imposées en cas de non-respect de ces directives peuvent être sévères pour les Prestataires de services et la Société ; le Prestataire de services sera par ailleurs, passible de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à la cessation du contrat de travail ou de la relation d’affaires, à la seule discrétion de la Société.

3.8 Conservation de registres à des fins juridiques

Une conservation à des fins juridiques suspend toutes les procédures de destruction des documents afin de protéger certains registres dans des circonstances particulières, en cas de litige ou d’enquête gouvernementale par exemple. Le Service juridique de la Société détermine et identifie le type de registres ou de documents de la Société devant être conservés à des fins juridiques. Chaque Prestataire de services doit respecter cette politique. Le non-respect de cette politique peut exposer le Prestataire de services à des mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’à la cessation du contrat de travail ou
de la relation d’affaires, à la seule discrétion de la Société. Le Service juridique de la Société vous informera si certains dossiers dont vous êtes responsable doivent être conservés à des fins juridiques. Vous devrez alors préserver et protéger les registres nécessaires conformément aux instructions du Service juridique de la Société.

LES REGISTRES OU DOCUMENTS JUSTIFICATIFS CONSERVÉS À DES FINS JURIDIQUES NE DOIVENT EN AUCUN CAS ÊTRE DÉTRUITS, ALTÉRÉS OU MODIFIÉS.

Une conservation à des fins juridiques demeure applicable jusqu’à la levée officielle et écrite de cette mesure par le Service juridique de la Société. Si vous ne savez pas avec certitude si un document doit ou non être conservé à des fins juridiques, vous devez le préserver et le protéger comme tel et vous renseigner auprès du Service juridique de la Société.

Si vous avez la moindre question sur cette politique, veuillez contacter le Directeur juridique de la Société.

3.9 Méthodes de paiement

(3.9.1) Pratiques comptables
Toutes les transactions doivent être consignées de manière exhaustive et précise dans les livres et registres de la Société, conformément à toutes les lois applicables. Les écritures erronées ou trompeuses, les fonds ou actifs non comptabilisés ou les paiements qui n’ont pas été approuvés et ne sont pas assortis de justificatifs appropriés sont strictement interdits et enfreignent la politique de la Société et la loi. En outre, toute la documentation justifiant une transaction doit décrire de manière précise et exhaustive, la nature de la transaction et être rapidement traitée.

(3.9.2) Contributions politiques

La Société se réserve le droit de communiquer sa position sur des questions importantes, à des représentants élus et à d’autres fonctionnaires gouvernementaux. La Société a pour politique de respecter toutes les lois, règles et réglementations locales, d’état, fédérales, étrangères et d’autre nature, applicables aux contributions politiques. Les fonds ou actifs de la Société ne doivent en aucun cas servir ou contribuer au financement de campagnes ou pratiques politiques, sans l’approbation écrite et préalable du Directeur juridique de la Société, voire de la direction générale de la Société, si nécessaire.

(3.9.3) Interdiction d’exercer des pressions
Les Prestataires de services ne doivent en aucun cas offrir, effectuer, promettre un paiement ni donner l’autorisation de verser une somme d’argent, d’offrir un cadeau ou un avantage de valeur à des clients, vendeurs, consultants, etc. qui soit perçu comme destiné à directement ou indirectement influencer abusivement une décision commerciale, un acte ou une omission, un acte frauduleux ou une opportunité d’agir frauduleusement. Les cadeaux peu coûteux, les repas d’affaires peu fréquents, les cérémonies et les divertissements, sous réserve de ne pas être excessifs et de ne pas donner l’apparence d’une irrégularité, n’enfreignent pas cette politique. Les questions permettant de déterminer si un paiement ou un cadeau particulier enfreint cette politique ou la Politique de lutte contre la corruption de la Société, doivent être adressées au département des Ressources humaines ou au Service juridique.

3.10 Politique de lutte contre la corruption

La Société exige le total respect de la FCPA et de toutes les lois applicables sur la lutte contre la corruption et les pots-de-vin, par l’ensemble de ses Prestataires de services. Les dispositions de la FCPA relatives à la lutte contre les pots-de-vin et le paiement de commissions à des fins de corruption, déclarent illégaux les offres de corruption, les paiements, promesses de paiement ou autorisations de verser un paiement ou d’offrir un cadeau ou un avantage de valeur à des agents publics étrangers, à un parti, candidat ou représentant politique étranger, aux fins d’influencer un acte ou une omission de ce représentant ou parti politique étranger agissant en tant que tel ou de l’inciter à user de son influence pour orienter la décision d’un gouvernement ou d’un organisme gouvernemental étranger, en vue d’acquérir, de conserver un marché ou d’influencer les affaires en faveur d’une personne.

Tous les Prestataires de services, qu’ils soient situés aux États-Unis ou à l’étranger, sont responsables du respect de la FCPA et des procédures afin d’assurer le respect des lois sur la lutte contre la corruption et les pots-de-vin. Tous les responsables et l’ensemble du personnel de surveillance doivent veiller au respect constant de la loi, afin de garantir le respect des normes morales, éthiques et professionnelles les plus élevées de la Société.
Le respect implique de se conformer à la Politique de la Société sur la lutte contre la corruption et à sa politique sur la Tenue et la gestion des registres, décrite à l’Article 3.7 de ce Code de Conduite professionnelle et d’Éthique.

Si vous avez la moindre question sur ces politiques, veuillez contacter le Directeur juridique de la Société.

3.11 Contrôles à l’exportation

Un certain nombre de pays garde le contrôle des destinations où les produits ou logiciels peuvent être exportés. Certains des contrôles les plus stricts appliqués en matière d’exportation sont imposés par les États-Unis contre des pays que le gouvernement américain juge hostiles ou favorables au terrorisme international. Les réglementations américaines sont complexes et s’appliquent tant aux exportations depuis les États-Unis qu’aux exportations de produits depuis d’autres pays, lorsque ces produits contiennent des composants ou une technologie d’origine américaine. Les logiciels créés aux États-Unis sont soumis à ces réglementations même s’ils sont reproduits et conditionnés à l’étranger. Dans certains cas, une présentation orale contenant des données techniques, effectuée en faveur de ressortissants étrangers en visite aux États-Unis, peut donner lieu à un contrôle à l’exportation. Le Service juridique peut vous indiquer les pays représentant des destinations proscrites pour les produits de la Société et déterminer si une présentation orale en faveur de ressortissants étrangers peut exiger une autorisation de la part du gouvernement américain.

4. RESPONSABILITÉS VIS-À-VIS DE NOS CLIENTS ET FOURNISSEURS

4.1 Relations avec les clients

Si votre travail vous met en contact avec des clients existants ou potentiels de la Société, vous devez absolument vous rappeler que vous représentez la Société vis-à-vis des personnes avec qui vous faites affaire. Agissez de sorte à conférer de la valeur à nos clients et à favoriser le développement d’une relation basée sur la confiance. Depuis de nombreuses années, la Société et ses Prestataires de services fournissent des produits et services et ont su, au cours des années, développer une image de marque solide. Cette image de marque constitue l’un de nos atouts les plus précieux et les Prestataires de services doivent faire en sorte de protéger et de renforcer notre réputation.

4.2 Paiements ou cadeaux offerts par des tiers

Les Prestataires de services ne doivent en aucun cas offrir, effectuer, promettre un paiement ni donner l’autorisation de verser une somme d’argent, d’offrir un cadeau ou un avantage de valeur à des clients, vendeurs, consultants, etc. qui soit perçu comme destiné à directement ou indirectement influencer une décision commerciale, un acte ou une omission, un acte frauduleux ou une opportunité d’agir frauduleusement. Les cadeaux peu coûteux, les repas d’affaires peu fréquents, les cérémonies et les divertissements, sous réserve de ne pas être excessifs et de ne pas donner l’apparence d’une irrégularité, n’enfreignent pas cette politique et/ou la Politique de lutte contre la corruption. Les questions permettant de déterminer si un paiement ou un cadeau particulier enfreint cette politique ou la Politique de lutte contre la corruption de la Société, doivent être adressées au département des Ressources humaines ou au Service juridique. Les cadeaux que la Société offre à des clients ou fournisseurs ou qu’elle reçoit de la part de clients ou fournisseurs doivent toujours être adaptés aux circonstances et ne jamais être de nature à créer un soupçon d’irrégularité. La nature et le coût doivent toujours être précisément consignés dans les livres et registres de la Société.

4.3 Publications de tiers

La Société est abonnée à de nombreuses publications qui aident les Prestataires de services à mieux accomplir leur travail. Il peut s’agir de bulletins, d’ouvrages de référence, de services de référence en ligne, de magazines, de livres et d’autres ouvrages numériques ou imprimés. En règle générale, la loi sur les droits d’auteur protège ces ouvrages et leur reproduction et diffusion non autorisées constituent une infraction aux droits d’auteur. Vous devez préalablement obtenir le consentement de l’éditeur d’une publication avant de la reproduire dans sa totalité ou en grande partie. Si vous avez des doutes concernant votre droit à reproduire une publication, consultez le Service juridique.

4.4 Traitement des informations confidentielles appartenant à des tiers

La Société entretient tous types de relations avec d’autres sociétés ou personnes. Elles fourniront parfois à la Société, des informations confidentielles sur leurs produits ou plans d’affaires afin de l’inciter à conclure une relation d’affaires. En d’autres occasions, nous pouvons demander à une tierce partie de nous fournir des informations confidentielles afin de permettre à la Société d’évaluer une éventuelle relation d’affaires avec cette partie. Quelle que soit la situation, nous devons particulièrement veiller à traiter de manière responsable, les informations confidentielles appartenant à des tiers. Nous les gérons conformément aux accords que nous avons conclus avec ces tierces parties. Vous pouvez également consulter la politique de la Société sur la Tenue et la gestion des registres, figurant à l’Article 3.7 de ce Code de Conduite professionnelle et d’Éthique.

(4.4.1) Contrats appropriés de non-divulgation
Les informations confidentielles peuvent prendre de nombreuses formes. Une présentation orale sur les plans de développement des produits de la Société peut contenir des secrets de commerce protégés. Une liste de clients ou d’employés peut constituer un secret de commerce protégé. La démonstration de la version alpha du logiciel d’une société peut contenir des informations protégées par les lois sur les secrets de commerce et les droits d’auteur.

Vous ne devez jamais accepter des informations proposées par une tierce partie, si elles sont présentées comme étant confidentielles ou si, d’après le contexte ou les circonstances, elles semblent être confidentielles, à moins qu’un contrat approprié de non-divulgation n’ait été signé avec la partie qui propose les informations.

LE SERVICE JURIDIQUE PEUT FOURNIR DES CONTRATS DE NON-DIVULGATION ADAPTÉS À UNE SITUATION PARTICULIÈRE ET COORDONNERA L’EXÉCUTION APPROPRIÉE DE CES CONTRATS AU
NOM DE LA SOCIÉTÉ.

Même après la mise en place d’un contrat de non-divulgation, vous devez seulement accepter les informations nécessaires à l’accomplissement des fins pour lesquelles elles vous ont été communiquées, pour prendre une décision sur la poursuite des négociations, par exemple. Si des informations confidentielles plus amples et plus détaillées vous sont proposées, alors que vous n’en avez pas besoin à des fins immédiates, vous devez alors les refuser.

(4.4.2) Besoin d’en connaître
Lorsque les informations confidentielles d’une tierce partie ont été divulguées à la Société, nous assumons l’obligation de respecter les termes du contrat de non-divulgation qui a été conclu et devons limiter leur usage aux fins spécifiques pour lesquelles elles ont été divulguées et seulement les diffuser aux autres Prestataires de services qui doivent en prendre connaissance. Chaque Prestataire de services participant à une potentielle relation d’affaires avec une tierce partie, doit comprendre et respecter à la lettre, les restrictions imposées sur l’utilisation et le traitement des informations confidentielles. En cas de doute, veuillez consulter le Service juridique.

(4.4.3) Notes et rapports
Lors de la réception d’informations confidentielles appartenant à une tierce partie dans le cadre d’un contrat de non-divulgation, il est naturel de prendre des notes ou de rédiger des rapports synthétisant les résultats de l’examen et sur la base de ces notes ou rapports, de tirer des conclusions sur le caractère approprié d’une relation d’affaires. Néanmoins, les notes ou rapports peuvent contenir des informations confidentielles divulguées par l’autre partie et doivent de ce fait, être seulement conservés pendant la durée nécessaire à l’évaluation de la potentielle relation d’affaires. Ces notes et rapports doivent ensuite être détruits ou remis au Service juridique, en vue de leur conservation ou de leur destruction. Ils doivent être traités comme toute autre divulgation d’informations confidentielles : ils doivent porter la mention « Confidentiel » et seulement être diffusés aux Prestataires de services qui doivent en prendre connaissance.

(4.4.4) Informations de nature concurrentielle
Vous ne devez jamais tenter de vous procurer les informations confidentielles d’un concurrent par des moyens abusifs et ne devez jamais contacter un concurrent à propos de ses informations confidentielles. Si la Société peut embaucher et embauche effectivement d’anciens employés de concurrents, nous reconnaissons et respectons les obligations leur incombant de ne pas utiliser ou divulguer les informations confidentielles de leurs anciens employeurs.

4.5 Sélection des fournisseurs

Les fournisseurs de la Société apportent une contribution importante à notre réussite. Afin de créer un environnement incitant nos fournisseurs à travailler avec la Société, ils doivent être assurés de pouvoir être
traités dans le respect de la loi et de l’éthique. La politique de la Société consiste à acheter des fournitures sur la base des besoins, de la qualité, du service, des prix et des conditions générales. Si possible, la Société a pour politique de sélectionner les fournisseurs de poids ou de conclure avec eux des contrats d’approvisionnement, dans le cadre d’une procédure d’appel d’offres concurrentielles. Un Prestataire de services ne doit en aucun cas tenter de faire preuve de coercition sur des fournisseurs. Les informations confidentielles d’un fournisseur ont droit à la même protection que celles de toute autre tierce partie et ne doivent pas être communiquées avant la signature d’un contrat approprié de non-divulgation. Les résultats d’un fournisseur ne doivent jamais être discutés avec un tiers en dehors de la Société. Un fournisseur de la Société est généralement libre de vendre ses produits ou services à une autre partie et notamment aux concurrents de la Société. Dans certains cas, lorsque les produits ou services ont été conçus, fabriqués ou développés conformément à nos spécifications, le contrat conclu entre les parties peut prévoir certaines restrictions imposées sur les ventes.

4.6 Relations gouvernementales

La Société a pour politique de totalement respecter toutes les lois et réglementations applicables, régissant les prises de contact et transactions avec des employés gouvernementaux et des agents publics et d’obéir à des normes éthiques, morales et légales élevées en matière de conduite professionnelle. Cette politique implique le strict respect de toutes les lois, règles et réglementations locales, d’état, fédérales, étrangères et d’autre nature. Si vous avez la moindre question sur les relations gouvernementales, veuillez contacter le Service juridique de la Société ou consulter la Politique sur la lutte contre la corruption.

4.7 Lobbyisme

Les Prestataires de services dont le travail exige une communication par lobbyisme avec des membres ou employés d’un organisme législatif, des agents gouvernementaux ou des employés participant à la formulation de la législation, doivent préalablement obtenir l’approbation écrite du Directeur juridique de la Société concernant cette activité. Cette politique s’applique aux réunions avec des législateurs, des membres de leur personnel ou des cadres dirigeants d’une succursale. La préparation, les recherches et d’autres activités réalisées en arrière-plan destinées à favoriser la communication par lobbyisme sont également couvertes par cette politique même si au final, la communication n’a pas lieu.

4.8 Contrats gouvernementaux

La Société a pour politique de totalement respecter toutes les lois et réglementations applicables, régissant la passation de marchés publics. Il est également nécessaire de respecter à la lettre l’ensemble des termes et conditions d’un contrat conclu avec des gouvernements locaux, nationaux, fédéraux, étrangers ou d’autres gouvernements applicables. Le Service juridique de la Société doit examiner et approuver tous les contrats conclus avec un organisme gouvernemental.

4.9 Principes de libre et juste concurrence

La plupart des pays a développé des organes législatifs destinés à encourager et à protéger une concurrence libre et juste. La Société s’engage à se soumettre à la lettre et à l’esprit de ces lois. Les conséquences de tout manquement pourraient s’avérer graves pour l’ensemble d’entre nous.

Ces lois régissent souvent les relations que la Société entretient avec ses distributeurs, revendeurs, concessionnaires et clients. Les lois sur la concurrence abordent généralement les domaines suivants : les pratiques tarifaires (ce qui inclut la discrimination par les prix), les remises, les conditions de vente, les modalités de crédit, les remises promotionnelles, les remises secrètes, les contrats de concession ou de distribution exclusive, le groupement de produits, les restrictions sur le transport de produits concurrents, la résiliation et bien d’autres pratiques.

Les lois sur la concurrence régissent également de manière assez stricte, les relations entre la Société et ses concurrents. En règle générale, les contacts avec des concurrents doivent être limités et toujours éviter d’aborder des thèmes tels que les prix ou d’autres conditions générales de vente, les clients et fournisseurs. Les Prestataires de services ne doivent pas sciemment accorder des déclarations fausses ou trompeuses, à propos de concurrents, de leurs produits, de clients ou fournisseurs. La participation avec des concurrents à des associations professionnelles ou à des organismes de création de normes est acceptable si l’association a été correctement établie, obéit à un objet légitime et limite ses activités à cet objet.

Un Prestataire de services ne doit jamais et en aucun cas conclure un contrat ou un accord, écrit ou oral, exprès ou implicite, avec un concurrent, portant sur les prix, remises, d’autres conditions de vente, les bénéfices ou marges de bénéfices, les coûts, l’affectation de produits ou de marchés géographiques, l’attribution de clients, des limites imposées sur la production, le boycott de clients ou fournisseurs, des offres ou lettres d’intention ni discuter ou échanger des informations à ce sujet. Dans certains cas, des co-entreprises légitimes avec des concurrents peuvent permettre des exceptions à ces règles, telles que les achats ou ventes de bonne foi de produits non compétitifs, auprès de concurrents, mais dans ce cas, le Service juridique de la Société doit préalablement examiner toutes les propositions de co-entreprises. Ces interdictions sont irrévocables et doivent être observées à la lettre. La collusion entre concurrents est illégale et les conséquences en cas de manquement sont graves.

Bien que l’esprit de ces lois, connues sous le nom de lois « antitrust », « sur la concurrence », « sur la protection des consommateurs » ou « sur la concurrence déloyale », soit simple, leur application dans des situations particulières peut s’avérer assez complexe. Pour veiller à ce que la Société respecte ces lois à la lettre, nous devons tous les connaître et rapidement consulter notre Service juridique si nous sommes face à ce genre de situations délicates.

4.10 Espionnage industriel

La Société a pour politique de concourir en toute légalité sur le marché. Cet engagement à l’égard de l’équité inclut de respecter les droits de nos concurrents et d’obéir à toutes les lois applicables en termes de concurrence.
Cette politique a pour objectif de protéger la réputation de la Société en tant que concurrent loyal et d’assurer l’intégrité du marché de la concurrence. La Société attend de ses concurrents qu’ils respectent nos droits à concourir en toute légalité sur le marché et nous devons, de notre côté, respecter leurs droits. Les Prestataires de services ne doivent pas dérober ni utiliser illégalement les informations, matériaux, produits, la propriété intellectuelle ou des informations exclusives ou confidentielles appartenant à des tiers, tels que des fournisseurs, clients, partenaires commerciaux ou concurrents.

5 RENONCIATIONS

Toute renonciation à des dispositions de ce Code de Conduite professionnelle et d’Éthique, par un cadre dirigeant de la Société, doit être approuvée par écrit par la direction générale de la Société et être rapidement divulguée conformément aux procédures décrites ci-dessous. Toute renonciation à des dispositions de ce Code de Conduite professionnelle et d’Éthique, par un autre Prestataire de services, doit recevoir l’approbation écrite du Directeur juridique de la Société.

6 MESURES DISCIPLINAIRES

Les questions abordées dans ce Code de Conduite professionnelle et d’Éthique sont de la plus haute importance pour la Société et partenaires commerciaux et sont essentielles à la capacité de la Société à exercer ses activités en accord avec les valeurs énoncées. Nous attendons de tous nos Prestataires de services qu’ils respectent ces règles dans l’exercice de leurs fonctions pour le compte de la Société.

La Société prendra des mesures appropriées contre les Prestataires de services dont les actes sont considérés comme enfreignant ces politiques ou d’autres politiques de la Société. Les mesures disciplinaires peuvent inclure la cessation immédiate du contrat de travail ou de la relation de travail, à la seule discrétion de la Société. Si la Société subit des pertes, elle peut se retourner contre les personnes ou sociétés responsables. En cas d’infraction des lois, la Société apportera toute sa collaboration aux autorités compétentes.